Обязанности:
Административное сопровождение жизнедеятельности обособленного подразделения г. Красноярск, г. Абакан, г. Кызыл, г. Норильск;
Проведение закупок ТМЦ (канц. товары, поставка воды, хоз. товары, хоз. инвентарь, мебель, офисное оборудование), выдача, хранение, перемещение;
Списание ТМЦ (через НФС – новая финансовая система);
Регулярный мониторинг рынка цен товаров. Проведение переговоров по предоставлению скидок для компании, контроль дебиторской задолженности.
Заключение, ведение договоров клининга, сервисного обслуживания (система отопления, вентиляции, кондиционирования, коммунальные платежи собственных и арендуемых помещений) (в подчинении 8 человек), договоров купли-продажи ТМЦ, договоров аренды, доходных договоров и т. д.
Строительно-монтажные работы (подготовка проекта: составление и согласование кейсов (вычисление себестоимости и окупаемости проекта); презентаций проекта, заведение PR (Purchase Reguisition - заявка на закупку), согласование в СЭВДе (Система Электронного Визирования Документа) проектов, размещение в ЕСМ (единая система менеджмента), проверка на соответствие КС2, КС3).
В планах на ближайшее время обучиться ГРАНД смете.
Временно замещала на период отпуска ведущего специалиста отдела кадров (прием, увольнение сотрудников; составление, подписание приказов).
Работа с первичными бух. документами, ведение внутренней отчетности.
Создание собственного архива докуметации (договоров и первичных бухгалтерских документов) в подразделении, работа с архивными компаниями под массовое хранение документации (ОСГ).
Управление административными затратами: участие в бюджетировании затрат по АХЧ, своевременное предоставление полных расходов по статьям бюджета и реестров договоров, подготовка плана оптимизационных мероприятий для снижения затрат, организация работы по формированию и контролю исполнения бюджета в части автотранспорта, снабжения, эксплуатации, аренды и коммунальных услуг.
Организация и контроль своевременного выполнения требований природоохранного законодательства, контроль выполнения плана природоохранных мероприятий в соответствии с требованиями действующих нормативных документов и природоохранного законодательства (непосредственное участие в разработке проекта нормативов образования отходов и лимитов на их размещение (ПНООЛР), постановка компании на гос. учет, ежеквартальные платежи за выбросы и размещение отходов на предприятии, предоставление отчетности с расчетами в Росприроднадзор, Министерство природных ресурсов).
Работа в программах:
1.Lotus Notes (СЭВД, ЭБД, Регистрация Сибирский регион, Региональные служебные записки (в т. ч. заведение кодов позиций)), согласование ДПЗ;
2. NFS Oracle доступы: Красноярск+Абакан полномочия: Инициатор закупки, Закупки просмотр, Запасы списание ТМЦ, Перенос бюджета (пользователь), СИБ обновление параметров задач, списание ТМЦ; Заявки PR.
3. ЕСМ (размещение в системе согласованных договоров, ДС);
4. ЕСМ ОРД, работа с входящими документами;
5. Outlook;
6. Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Visio, Word).